El archivador de anillas es una de las principales soluciones de archivo a la que se recurre en las oficinas para la clasificación y organización de los documentos. Todas las partes que componen el archivador de oficina deben estar bien diseñadas para que este pueda almacenar correctamente los documentos perforados. A continuación se describen las partes de las que está compuesto un archivador de oficina señalando cuál es su función
Las partes de un archivador de oficina
Partes de un archivador de oficina
Un archivador de oficina, también llamado archivador de palanca está compuesto por los siguientes elementos:
- Sistema Rado
- Mecanismo de anillas
- Ollado u ojal
- Palanca de apertura
- Compresor de hojas
- Cubiertas exteriores
- Portaetiquetas
1. El rado
El mecanismo Rado evita que el archivador se abra por sí solo cuando se coloca en la estantería. Lo inventó Elba, uno de los primeros fabricantes de archivadores de anillas.
El principio de funcionamiento del mecanismo Rado es bastante sencillo: unos salientes situados en la cubierta frontal del archivador atrapan las anillas del archivador. De esta forma, ya no se abre cuando se coloca en vertical.
2. El mecanismo de anillas
Las anillas atraviesan los documentos. Para ello, los folios deben ser perforados con una taladradora de oficina que guarde la misma separación entre los agujeros que las anillas de la carpeta archivadora. Esta distancia se conoce como paso de anillas y está normalizada en diferentes normas industriales, aunque no todos los países utilizan la misma.
3. El ollao, ollado u ojal
El ollao sirve para extraer fácilmente el archivador de oficina de una estantería repleta de archivadores. Con la ayuda del dedo se tiramos de la carpeta para extraerla del estante.
4. El mecanismo de palanca
La palanca está unida mecánicamente al el mecanismo de anillas y nos permite abrirlo con mayor facilidad. Todos los archivadores tienen siempre mecanismo de palanca. Si no lo tienen entonces no estaríamos ante un archivador sino ante una simple carpeta. Ambos términos se utilizan popularmente como sinónimo pero existe esta diferencia.
5. El compresor de hojas
El compresor de hojas tiene una pequeña pestaña que activa una cuña y lo ancla sobre las anillas. Su objetivo es mantener las hojas apretadas contra la cubierta posterior. Así se evita que al ponerlo en vertical los documentos se desplacen sobre las anillas y desestabilicen el archivador.
Es una de las partes del archivador más importantes de todas junto con las propias anillas.
6. Las cubiertas exteriores
Fabricadas con cartón o plástico. En ellas se montan todos los elementos mencionados. Es importante que las tapas tengan una rigidez adecuada para no deformarse por el peso de los folios.
7. Portaetiquetas
En el lomo del archivador se encuentra una pequeña funda de plástico que sirve de portaetiquetas o bien un espacio para la identificación del contenido. Cuando no incluyen bolsillo portaetiquetas se suele utilizar una etiqueta de papel, al igual que en las carpetas de proyectos.
8. Las cantoneras de protección (elemento opcional)
Los mejores archivadores tienen los cantos de sus cubiertas protegidos con una lámina metálica para evitar que la fricción producida al colocarlo y retirarlo del estante estropee el cartón.
Las cantoneras son una de las partes del archivador que son opcionales. Un buen clasificador de anillas, por ejemplo, un Elba Rado las suele incorporar.
Índices y separadores de pestaña
Aunque se utilicen con él, los separadores e índices no forman realmente parte del archivador de oficina y rara vez vienen incluidos. Es un complemento adicional que se añade con el objetivo de clasificar la información en departamentos o mediante orden alfabético o numérico. Los hay de colores, con diferente número de pestañas, alfabéticos (A-Z) o númericos (1-7, 1-31, 1-12).
Los separadores numéricos sirven para organizar la información por días de la semana o del mes; o por los meses del año.
